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宜春市政府采购中心内部控制制度
信息来源:   更新时间: 2017-11-21  

宜春市政府采购中心内部控制制度

 

  根据工作需要,结合单位实际,特制定以下内部控制制度:

  一、岗位工作责任制

    政府采购中心的工作主要包括负责人、综合岗、标书制作岗、开标评标岗四个岗位。

    1负责人岗的主要工作是:人员管理,制度建设,廉政建设,岗位培训,业绩考核,签批对外文书,审核报告。

    2、综合岗的主要工作是:负责接受采购单位委托;负责中心文秘、人事教育、计划生育;内部财务管理及保证金专户管理;接待、后勤、档案、党务、群团、普法、宣传等日常综合性事务工作。

    3、标书制作岗的主要工作是:负责各采购项目的标书制作、招标公告的发布、中标通知书的发放、组织采购合同的签订、招标采购资料的整理归档;受理和处理采购当事人的询问、质疑相关工作。

    4、开标评标岗的主要工作是:负责组织各采购项目的开标评标、中标公告的发布、参与采购项目的验收;政府采购项目信息的统计工作;

  工作岗位相互分离,各负其责,互相制约与制衡。即综合岗不负责采购操作,标书制作岗不负责开标评标和履约验收;开标评标岗不参与标书制作和档案管理。

  二、回避和轮岗制度

  1建立回避制度。在政府采购活动中,采购人员及相关人员(包括招标采购中评标委员会的组成人员、竞争性磋商中磋商小组的组成人员、竞争性谈判中谈判小组的组成人员、询价采购中询价小组的组成人员)与供应商有利害关系的,必须回避;

  2建立轮岗制度。采购中心受理业务后,对中心人员工作分配要全面,工程、货物和服务类都要经手,大、小项目尽量平均,促进全体人员都能掌握采购操作的全流程业务。

  三、文明办公制度

  1实行政治和业务学习制度。每周除参加管委会统一组织的政治学习外,每月还安排一个下午,组织全体人员进行业务学习,特别是学习与政府采购相关的法律、法规,进一步提高工作人员的政策业务水平。

  2提倡文明用语,对来电来访者,应做到热情、大方、得体,一律使用文明语言,树立良好服务观念。

  3严格执行考勤制度。全体人员应遵守作息时间,坚守岗位,做到不无故迟到、早退和旷工,请假须按规定办理。工作期间一律不得从事与工作无关的事情,比如上网淘宝、炒股、打游戏、看电视剧、吃零食等。

  4注意安全和保密。平时注意保管文件、资料和办公用品,重要文件及时归档,对涉及国家机密、工作秘密、供应商的商业秘密,必须妥善保管,不得泄露。

  5厉行节约,反对浪费,杜绝一切不必要的开支,自觉爱护公共财物,努力减低采购成本。

  四、印章管理制度

  1日常工作所需,比如招标文件、中标通知书等,需启用印章,必须经单位负责人同意后方可盖章。

  2凡涉及到财务、人事、工资等内容的各类型报表、文件、报告、申请、便函、介绍信等必须由单位负责人签字后方可盖章,否则,不予盖章。

  3凡涉及个人事项需加盖公章的材料,如贷款、担保、落户口等一律由单位负责人同意签字后,方可盖章。

  4外单位需采购中心出具证明等之类情况,需经单位负责人签字后方可盖章。

  5单位公章、财务印章由专人负责管理,未经单位负责人批准不得私自转交他人代管。

  七、档案管理制度

  1文书档案和专业档案应按照档案资料的内容进行收集整理,编写归档目录,交由档案室登记装订保存。文书档案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷、归档工作,专业档案一般在项目完成后两周内归档。

  2档案人员要严格执行档案的查借阅制度,任何单位或个人借阅、复印档案资料,均需填写《档案查询申请表》,经单位负责人签字批准方可查阅,借出的档案要及时归档、核实。

  3档案人员要增强保密观念,经常检查设施安全保密情况;离开档案室时,必须锁好文件资料柜,关好门窗。

  4销毁档案要登记造册,须经单位负责人签字批准后方能进行,销毁时要有监销人,并履行签字手续。

  六、财务管理制度

  1财务报销程序

  .报销人需把报销的票据整理完整。

  .报销票据上应由承办人用钢笔或碳素笔签字,标明经手人。

  .会计人员必须认真审核原始票据的合法性,大小金额是否一致,戳记是否清晰等。对不真实、不合法的原始凭证,有权拒绝办理,并向单位负责人说明情况。

  .财务人员审核领导签字、财务印章及报销金额,据实予以报销。

  .聘请的专家在参加政府采购中,如需申请工作用餐、去现场勘察或制定技术参数所发生的费用,必须如实的填报审批单、报销单,经单位负责人审批后,财务人员方可报销。

  .所有报销票据、财政授权支付票据、报销审批单,均需单位负责人签字后加盖财务公章及法人私章,方可生效使用。

  2收取、退付保证金工作程序

  .投标保证金的收取

  供应商前来交纳投标保证金时,要核实缴款人公司名称及所投项目名称。不接受以个人名义和现金形式交纳的保证金。

  .投标保证金的退付

  根据政府采购法和实施条例规定,未中标投标人的投标保证金在开标结束后七个工作日内退回,中标人的投标保证金在签订合同后的七个工作日内退回(注意核实退款信息必须与缴款人一致,否则有权拒绝办理)。一律以转账方式退还,不退付现金。

  七、廉政管理制度

  严格实行工作人员廉政八不准:

  1、不准违反工作程序,违规操作;

  2、不准滥用职权、以权谋私、玩忽职守、徇私舞弊;

  3、不准在工作中扯皮、推诿或无故拖延;

  4、不准在政府采购过程中替供应商向项目经办人、采购人或评标人员说情、打招呼。

  5、不准将招标保密事宜透露给他人;

  6、不准利用职务之便接受采购人和供应商的财物或其他好处;

  7、不准与采购人或供应商串通进行损害第三方利益的活动;

    8、不准从事有损于政府采购形象的一切活动。

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